Phương pháp quản lý kho chứa hàng hiệu quả trong năm 2024

Nền kinh tế Việt Nam đang dần phục hồi trở lại sau nhiều biến động và tăng trưởng vượt trội trong thời gian trở lại đây. Trước bối cảnh hứa hẹn một năm 2024 kinh tế có nhiều dấu hiệu phát triển, các doanh nghiệp hiện nay đã và đang tăng cường sản xuất, hoàn thiện những mô hình, phương pháp quản lý kho hàng để gia tăng hiệu quả lưu trữ, góp phần thúc đẩy kinh tế doanh nghiệp.
Vậy làm thế nào để hoạt động trở nên hiệu quả và phương pháp quản lý tốt nhất cho kho hàng trong năm 2024? Hãy cùng Cơ Khí Việt tìm hiểu trong bài viết này nhé!

Tại sao cần phải quản lý kho hàng?

Quản lý kho hàng hoạt động là việc vô cùng quan trọng cho dù các doanh nghiệp “startup” mới vào hay đến những doanh nghiệp đã trụ vững lâu đời, quá trình quản lý liên quan đến đến nhiều công việc từ sắp xếp không gian, vị trí lưu trữ hàng hóa, theo dõi hàng hóa và báo cáo số liệu để đảm bảo hoạt động cung ứng xuyên suốt.
Việc quản lý hiệu quả sẽ góp phần tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp, gia tăng hiệu quả kinh tế. Quản lý kho tốt sẽ giúp ổn định hàng hóa trong kho hàng, kiểm soát được hàng tồn ở mức phù hợp, xử lý kịp thời những vấn đề phát sinh.
Đặc biệt, ở các nhà kho sử dụng giá kệ chứa hàng lưu trữ hàng hóa sản phẩm trên đó thì việc sắp xếp hàng hóa sẽ gọn gàng, khoa học, dễ dàng kiểm điếm, xuất nhập nhanh chóng và hàng hóa luôn đảm bảo được chất lượng tốt nhất.

Hình ảnh trước và sau khi dùng giá kệ chứa hàng Cơ Khí Việt.

Để mọi người hiểu hơn về một quy trình quản lý và các phương thức kết hợp quản lý kho hàng hiệu quả mà bạn có thể áp dụng trong năm 2024.

Một quy trình quản lý kho chứa hàng cơ bản

Đối với một người quản lý kho hàng hay những nhân viên có công việc liên quan đến nhà kho cần biết được các quy trình vận hành và quản lý nhà kho gồm các quá trình cơ bản:

Các quá trình cơ bản để quản lý kho.

Nhập kho:
Nhập hàng là bước đầu tiên của quá trình quản lý kho hàng, thủ kho cần kiểm tra hàng hóa, sản phẩm đầu vào đúng với quy định và lập các giấy tờ liên quan. Đây là bước quan trọng và không được sai sót.
Lưu kho:
Sau khi lập các giấy tờ cần thiết thì bước tiếp theo cần đảm bảo hàng hóa lưu trữ được sắp xếp khoa học, hợp lý và an toàn chất lượng, đảm bảo những quy định về PCCC,...
Để hàng hóa lưu kho được sắp xếp và bốc dỡ thuận tiện thì lưu trữ hàng hóa trên các giá kệ chứa hàng sẽ giúp dễ phân loại và kiểm soát hơn.
Xuất kho:
Xuất hàng hóa khỏi kho là công việc liên quan đến các giấy tờ xuất hàng, đảm bảo xuất đúng sản phẩm, đúng thời gian,...
Kiểm kê (kiểm kho):
Sau quá trình xuất hàng hóa sản phẩm cần kiểm kê số lượng và các vấn đề liên quan như thiếu hoặc tồn hàng, chất lượng của hàng hóa lưu trữ,... để có những điều chỉnh thích hợp.
Lập báo cáo:
Bước lập báo cáo và thống kê là việc các thủ kho cần làm, đây là cơ sở để các bộ phận quản lý công ty có thể theo dõi và đánh giá về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nhập hàng, gia tăng sản xuất nếu thiếu nguồn hàng; stock hàng tồn hay giảm giá nếu dư thừa hàng hóa trong kho.

Các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả trong năm 2024

Tùy vào ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức quản lý phù hợp, có thể kết hợp nhiều hình thức quản lý kho hàng để nâng cao hiệu quả.
Để quản lý tốt nhất cho kho hàng từ bây giờ, bạn cần xây dựng một hệ thống giá kệ chứa hàng trước, đây là nền tảng để quá trình lưu trữ hiệu quả nhất. Dưới đây là một số phương pháp quản lý kho.

Quản lý bằng các phần mềm chuyên dụng

Việc quản lý bằng các phần mềm mang lại hiệu quả tuyệt đối, đây là xu hướng mới áp dụng công nghệ vào kinh doanh sản xuất. Đối với các doanh nghiệp có kho hàng lớn, các kho doanh nghiệp logistic, kho thương mại,... việc sử dụng phần mềm sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và nguồn lực quản lý, cùng mức độ chính xác tuyệt đối.
Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đa dạng hàng hóa, số lượng mã hàng lên đến số hàng trăm thì quản lý thủ công trên excel trở nên khó khăn và bất tiện, chính vì thế các phần mềm ra đời để cung cấp một giải pháp quản lý hiệu quả hàng hóa lưu trữ trong các kệ chứa hàng.

Quản lý kho qua phần mềm chuyên dụng là phương pháp quản lý hiệu quả nhất trong năm 2024

Ngày nay có nhiều phần mềm quản lý kho hàng mà người dùng có thể dễ dàng sử dụng và được tích hợp nhiều tính năng như quản lý hàng hóa, quản lý chương trình khuyến mãi, in hóa đơn bán hàng, in mã vạch, lập báo cáo, kiểm kê chi phí, dự báo doanh thu và lợi nhuận,...
Có thể kể đến một số công cụ quản lý kho hàng hiệu quả mà bạn có thể áp dụng từ bây giờ cho kho hàng của mình như: Perfect Warehouse, Ecount, BS Silver, Cloudify, SUNO, KiotViet, Sapo POS,...
Kết hợp phương pháp gắn nhãn và mã vạch cho sản phẩm: Đối với kho hàng đa dạng hàng hóa hoặc dòng chảy ra vào liên tục thì việc gắn nhãn và mã vạch sẽ dễ hơn trong việc thống kê số lượng xuất nhập. Kết hợp với phần mềm quản lý sẽ cho ra kết quả chính xác hành hóa trong việc quản lý kho.

Quản lý bằng kinh nghiệm và sổ sách

Phương thức quản lý kho này thường được dùng cho các kho nhỏ, hàng hóa ít mật độ không cao.
Các doanh nghiệp sẽ tuyển chọn những nhân viên có kinh nghiệm về thủ kho để quản lý và ghi chép sổ sách thủ công. Điều này dễ dẫn đến sai sót nếu số lượng nhập xuất gia tăng, hàng hóa ko được sắp xếp khoa học, tốn nhiều thời gian để kiểm soát lại số liệu và đối chiếu khớp với thực tế.

Hình thức quản lý bằng kinh nghiệm cần phải kiểm tra liên tục.

Tuy nhiên phương thức quản lý này sẽ hiệu quả khi chứa hàng trên các kệ chứa hàng, giúp cho người quản lý kho dễ kiểm soát và ghi chép chính xác hơn. Một số hình thức cần kết hợp:
Kiểm kê thường xuyên: thường xuyên kiểm tra liên tục để thống kê số lượng và kiểm tra mức độ an toàn, chất lượng hàng hóa.
Quản lý khoa học trong hình thức sắp xếp hàng: Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, phân loại và lưu trữ thích hợp sẽ giúp dễ dàng quản lý.

Quản lý kho theo các phương pháp FIFO/LIFO

Phương thức vận hành FIFO (Nhập trước - Xuất trước) và LIFO (Nhập sau - Xuất trước) là hai cách xuất nhập phổ biến và có thể căn cứ vào đây làm phương pháp quản lý kho hàng. Tùy vào doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa gì để có thể áp dụng được phương pháp này.
Đối với các hàng hóa nhanh hỏng, thời gian lưu trữ ngắn thì phương thức FIFO được áp dụng để quản lý hàng hiệu quả. Những mặt hàng đồng nhất, thời gian sử dụng lâu dài thì phương thức quản lý kho LIFO sẽ giúp dễ quản lý kho hàng.
Tùy vào hình thức quản lý và sản phẩm lưu trữ có thể dùng các dòng kệ chứa hàng thích hợp để lưu trữ hàng hóa hiệu quả tốt nhất. Các dòng kệ như Kệ chứa hàng Selective, Kệ Double deep,... có thể áp dụng phương pháp FIFO; dòng Kệ Drive in, VNA,... là lựa chọn hiệu quả cho phương pháp quản lý LIFO.

Quản lý kho theo phương pháp FIFO/LIFO cũng đme lại hiệu quả vượt trội.

Một số phương pháp quản lý khác

Quản lý kho theo quy tắc định mức hàng tồn: không được vượt hàng tồn tối đa và thấp hơn mức tối thiểu.
Sử dụng mã SKU để quản lý hàng hóa: Tùy thuộc vào vị trí và đặc điểm để hàng để tạo mã SKU. Việc này thường thấy được sử dụng để phân loại, Mã SKU được dán trên các dãy kệ chứa hàng để nhân viên dễ quản lý và kiểm soát hiệu quả.

Các mã SKU được đánh dấu trên từng dãy kệ chứa hàng.

Nếu bạn muốn kho hàng của mình được quản lý hiệu quả vượt trội thì hãy xây dựng cho mình một hệ thống kệ chứa hàng ngay từ bây giờ. Hãy liên hệ với Cơ Khí Việt để hiểu rõ hơn và được hỗ trợ tư vấn sớm nhất nhé!